Auditoría De Compensación al Trabajador y lo Que Necesita Saber

Para asegurarse de que su empresa ha pagado la cantidad correcta, se realiza una auditoría de compensación al trabajador al final de cada año. La prima del seguro de compensación al trabajador se calcula a medida que cambian los acontecimientos, por lo que el proveedor de seguros de su empresa auditará cada año sus nóminas y otros registros para determinar si debe aumentar o disminuir el coste de la cobertura de este seguro.

Lista de Comprobación de la Compensación Al Trabajador

• Registros de nóminas:

  Entre ellos se incluyen el talonario de cheques, el diario de nóminas, las declaraciones de impuestos federales del periodo correspondiente (941), las declaraciones de impuestos estatales por desempleo o los registros de ingresos individuales. Todos los registros de nóminas de las horas extraordinarias (cobradas a tarifa reducida).

• Documentos financieros:

  Por ejemplo, las cuentas de pérdidas y ganancias, los extractos bancarios y las declaraciones fiscales confirman las cifras utilizadas en la póliza de accidentes de trabajo.

• Actividades comerciales:

  Una descripción detallada de las actividades empresariales y comerciales durante ese periodo.

¿Por qué una Auditoría de Compensación al Trabajador?

Cuando se extingue una póliza de compensación al trabajador, los registros financieros y de nóminas del titular de la póliza se someten a una auditoría. Este procedimiento se lleva a cabo para evaluar la precisión de la estimación inicial de la prima.

Una vez finalizada la vigencia de una póliza, la prima devengada se vuelve a calcular en función de la base real de primas y de la exposición a los códigos de clase, en lugar de las estimaciones utilizadas inicialmente. Dado que la cotización original se basaba únicamente en la masa salarial estimada, la prima cobrada se determina mediante una auditoría a finales de año para verificar la masa salarial y la exposición de los subcontratistas.

En comparación con los programas más tradicionales de facturación directa estimada, las primas de las pólizas de compensación al trabajador “Pay As You Go” pueden ser significativamente más bajas porque se calculan en función de la nómina real y se notifican/pagan en tiempo real.

Una vez finalizada la auditoría, la compañía de seguros enviará al tomador del seguro una Declaración Final de Auditoría. En esta declaración se detallará si el asegurado debe o no alguna prima adicional o si existen o no créditos que deban devolverse o aplicarse a la siguiente póliza. Los ajustes de nómina realizados por el auditor durante la auditoría de final de año suelen ser la causa fundamental de estos créditos o débitos. El auditor también puede crear un grupo de este tipo si considera que los empleados fueron clasificados incorrectamente.

¿Qué debo hacer para estar preparado?

Aunque una auditoría es una práctica habitual, puede resultar intimidante. Por lo tanto, es mejor estar bien preparado. Para asegurarse de que el auditor pueda completar su auditoría de forma rápida y eficaz, es una buena idea darles sólo lo que quieren. A menos que se solicite específicamente, no es necesario facilitar ninguna información adicional.

01. Prepare sus documentos de antemano.

El auditor requiere sus registros financieros durante la vigencia del seguro. Dependiendo de su proveedor y auditor, los documentos y registros concretos pueden cambiar.

02. Actualice las descripciones de los puestos de trabajo que tiene.

Su salario y el riesgo que corren sus empleados en el trabajo se tienen en cuenta a la hora de calcular sus gastos de compensación de los trabajadores. Para asegurarse de que sus estimaciones de riesgo se corresponden con los datos reales, el auditor verificará el funcionamiento de su empresa y las responsabilidades de cada uno.

Los auditores pueden examinar las descripciones de los puestos de trabajo o pedirle que llene un formulario en el que se describan las funciones de cada empleado. En cualquiera de los dos casos, es crucial conocer a fondo el rendimiento de su personal. Como buen método para lograrlo, actualice y añada más detalles a sus descripciones de puesto o redacte unas nuevas si aún no lo ha hecho.

03. Facilitar el procedimiento de auditoría

Para acelerar el proceso, esté preparado con registros completos y correctos. Dé al auditor lo que le pide. Es más esfuerzo para usted y para el auditor si proporciona más (¡o menos!) información de la necesaria. Asegúrese de que el auditor pueda hablar con un propietario o empleado familiarizado con los procedimientos administrativos de la empresa.

Tanto usted como el auditor se beneficiarán de toda esta preparación.

¿Qué ocurre cuando las cifras de la nómina estimada y la nómina auditada no coinciden?

No habrá diferencia de costes si su exposición real al riesgo o su nómina coinciden con su estimación.

Su prima para ese periodo de cobertura podría ser inferior a la que pagó inicialmente. Si su exposición real al riesgo o su nómina es inferior a la estimada, su aseguradora podría estar obligada a reembolsarle la diferencia.

Si su exposición real al riesgo o su nómina es superior a la estimada, es posible que la prima sea superior a la que pagó inicialmente y que tenga que abonar la diferencia al proveedor de seguros.

¿Quién califica como contratista independiente?

Un contratista independiente es una persona o empresa que ofrece un servicio a cambio de una remuneración. Suelen trabajar para varios clientes y establecen sus horarios y normas. Si recurre a subcontratistas, guarde por separado todos los acuerdos y facturas, sobre todo los que detallen los costes de mano de obra y materiales.

Además, asegúrese de tener varias copias de los certificados de seguro y de empresa de los subcontratistas que trabajen para usted, ya que se le pedirá que presente estos certificados. Si no puede presentarlos, le ajustarán la prima y podría pagar más.

¿La nómina de compensación al trabajador incluye el pago de horas extraordinarias?

Como la empresa no facilita registros claros que indiquen qué parte del salario era paga extra, el dinero de las horas extraordinarias suele incluirse durante la auditoría. El único requisito es que la empresa pague las horas extraordinarias al salario por hora habitual del empleado. La empresa debe aportar documentación sobre la división del salario en horas extraordinarias en un registro de nóminas preciso. En algunos estados, la suma abonada a los empleados incluye la compensación de las horas extraordinarias a razón de dos tercios.

¿Qué ocurre si no realizo la auditoría?

Si ignora la evaluación de una auditoría de compensación al trabajador, puede tener consecuencias extremas para usted y su empresa. Si no acepta las directrices de revisión de la auditoría de compensación al trabajador, infringe los términos de su contrato con el proveedor de seguros y puede recibir una factura por incumplimiento colosal.

Conclusión

La mayoría de los auditores de compensación al trabajador reconocen que las empresas no siempre funcionan según lo previsto, por lo que suelen ser pacientes y pueden ofrecer periodos de prórroga. Además, una vez finalizada la auditoría, se dispone de hasta tres años para impugnar los resultados.

¿Le han pedido que realice una auditoría de compensación al trabajador?
Si tiene una póliza con nosotros, podemos guiarle a través del proceso.