Workers Compensation para Contratistas: Seguro de Compensación al Trabajador

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Si tiene un negocio con empleados, necesita workers compensation. Este seguro también se conoce como Compensación Laboral o Workman’s Compensation. Es importante saber que un contratista independiente está clasificado de manera distinta a un empleado. En muchos casos, el contratista independiente debe obtener su propia póliza de workers compensation para contratistas.

En Farmer Brown Insurance somos corredores de seguros especializados en workers’ compensation para contratistas y negocios en los 50 estados. Llevamos más de 30 años creando pólizas que cubren las necesidades específicas de cada negocio. Las secciones a continuación le ofrecerán un tutorial completo sobre este seguro, con consejos que pueden ahorrarle a su empresa miles de dólares en primas.

AVISO

A continuación encontrará consejos que le han costado a la gente mucho dinero, GRATIS.

¿Qué es el Seguro de Compensación al Trabajador?

El workers’ compensation se creó para compensar a los empleados por gastos médicos o por pérdida de salarios como resultado de lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo. Se rige por las leyes estatales. Cada estado tiene su propia comisión que supervisa el funcionamiento del plan.

Si tiene empleados y no cuenta con cobertura, corre el riesgo de enfrentar una demanda si alguien se lesiona en el trabajo. Sin seguro, esos costos salen de su bolsillo. Si el empleado gana la demanda, usted también paga la sentencia. La mayoría de los estados exigen por ley que los empleados estén cubiertos por workers’ compensation. La falta de cobertura puede resultar en multas severas e incluso cargos criminales en casos extremos.

Beneficios adicionales para el empleador:

AVISO

La mayoría de los empleadores obtienen workers compensation para proteger su negocio. Sin embargo, este beneficio no cubre a todos los trabajadores de forma automática. Los contratistas independientes, por ejemplo, deben asegurarse de contar con su propia póliza.

Requisitos para que un empleado reciba los beneficios:

El empleador debe tener cobertura de workers' compensation activa. La mayoría de los estados lo exigen para todos los empleadores. Si no cuenta con cobertura, el empleado puede presentar un reclamo directamente ante su empresa.

El trabajador debe ser empleado conforme a las leyes federales y estatales. Un empleado es alguien contratado exclusivamente por una empresa, ya sea a tiempo completo o a tiempo parcial. Los contratistas independientes no califican como empleados y necesitan su propia póliza.

Consejo Profesional

Obtenga certificados de seguro de todos los contratistas independientes que contrate. Si no lo hace, el dinero que les pagó se añadirá a su nómina durante la auditoría. Todas las pólizas de workers’ compensation se auditan al menos una vez al año. Se le pedirá que proporcione los registros de nómina para calcular la prima.

La lesión debe estar relacionada con el trabajo. Un empleado que se caiga desde un techo de la casa de un cliente está cubierto. Las lesiones ocurridas fuera del trabajo no son elegibles.

¿Cómo funciona el Workers' Compensation?

El workers’ compensation cubre los costos de lesiones y enfermedades de los empleados relacionadas con su trabajo. Cubre salarios perdidos, rehabilitación y capacitación para un nuevo empleo. Es requerido por ley en la mayoría de los estados.

Si un empleado se lesiona, el seguro cubre los gastos médicos y los costos de rehabilitación. Si no puede trabajar, también cubre un porcentaje de su salario. La mayoría de las pólizas incluyen beneficios por muerte si un empleado fallece en el trabajo.

El workers’ compensation también protege al empleador. La póliza cubre los gastos legales y cualquier sentencia si un empleado decide demandar.

Cómo funcionan las reclamaciones de workers compensation

Si un empleado sufre una lesión relacionada con el trabajo, debe informar al empleador de inmediato. Lo ideal es reportar dentro de los primeros 30 días para no afectar la elegibilidad para los beneficios. El empleado tiene hasta dos años desde la fecha del incidente para presentar una reclamación de beneficios médicos y un año para presentar una reclamación de beneficios por pérdida de ingresos. Cada estado tiene plazos distintos, así que cuanto más pronto se reporte, mejor.

Pasos después de reportar una lesión:

¿Qué cubre el Workers Compensation?

El workers compensation cubre a los empleados que se lesionan realizando las tareas de su trabajo. Los beneficios se pagan sin importar si el empleado o el empleador fue responsable del accidente. Los trabajadores lesionados no necesitan demandar a su empleador para recibir compensación.

Por ejemplo, un trabajador de la construcción puede cobrar beneficios por caerse de una escalera aunque no haya usado las medidas de seguridad correctas antes de subir.

Diferencia entre Workers' Compensation y Disability Insurance

El Disability Insurance cubre lesiones o enfermedades no relacionadas con el trabajo. No es obligatorio en la mayoría de los estados. El workers’ compensation solo cubre lesiones ocurridas en el trabajo, pero sí es obligatorio. Si usted es propietario único, vale la pena comparar ambas opciones con un agente.

Tipos de beneficios según las leyes estatales:

Cobertura médica:

Visitas al médico, atención hospitalaria, medicamentos, fisioterapia y cualquier tratamiento necesario.

Ingresos por discapacidad:

Reemplaza los ingresos perdidos cuando el trabajador no puede trabajar. En la mayoría de los estados equivale a aproximadamente 2/3 del salario semanal. El monto depende de si la discapacidad es temporal o permanente.

Rehabilitación laboral:

Capacitación para trabajadores que no pueden regresar a su ocupación anterior.

Beneficios por muerte:

Si un trabajador fallece en el trabajo, su cónyuge e hijos menores de edad reciben un beneficio por muerte.

¿Qué lesiones no están cubiertas?

El workers compensation no cubre todas las situaciones. Las principales excepciones son:

Lesiones bajo influencia de alcohol o drogas ilegales.

Lesiones auto-infligidas intencionalmente.

Lesiones ocurridas mientras el empleado cometía un delito.

Lesiones ocurridas fuera del horario de trabajo.

Lesiones causadas por violación de las políticas de seguridad de la empresa.

¿Los voluntarios están cubiertos?

No. Los voluntarios no son empleados remunerados ni están cubiertos por el seguro de compensación por accidentes de trabajo. Si su negocio trabaja con voluntarios, hay opciones adicionales de cobertura. Llámenos para discutirlo.

Consejo Profesional

Haga que los voluntarios firmen renuncias y acuerdos de exención antes de comenzar cualquier actividad.

¿Quién necesita Workers Compensation?

El workers compensation se rige por el estado donde opera su empresa. Cada estado tiene sus propios requisitos y penalidades. Texas es el único estado en el que es opcional para los empleadores del sector privado.

En la mayoría de los estados, el seguro es obligatorio desde el primer empleado. Las sanciones por no tenerlo son severas. En California, Nueva York y Pennsylvania puede enfrentar cargos criminales por incumplimiento intencional. Illinois cobra multas de $500 por día con un mínimo de $10,000.

El workers compensation no solo protege a sus empleados. También protege su negocio de demandas y acciones legales que podrían costarle miles de dólares o sacarle del negocio.

¿Necesita un propietario único Workers Compensation?

Como regla general, los propietarios únicos sin empleados no están obligados a comprarlo. Pero hay una razón importante para considerarlo: si se lesiona en el trabajo, la póliza puede pagar los gastos médicos y los salarios de reemplazo durante su recuperación.

INFO

Si usted es propietario único, todos sus ingresos dependen de su capacidad laboral. El workers compensation puede ser una alternativa más económica que el Disability Insurance. La diferencia es que workers compensation solo cubre lesiones relacionadas con el trabajo, mientras que el Disability Insurance cubre lesiones ocurridas en cualquier lugar.

¿Qué pasa si me piden Workers Compensation y no tengo empleados?

Es una de las preguntas más frecuentes que recibimos de contratistas pequeños. Un cliente o contratista general les exige un certificado de seguro que demuestre workers compensation, pero no tienen empleados.

La respuesta es sí: existe una solución. Se llama póliza fantasma o póliza “si hay alguno.” El contratista general que lo contrata necesita que usted demuestre cobertura, ya que cuando su aseguradora realice la auditoría anual pedirá certificados de todos los subcontratistas. Si usted no puede presentar esos certificados, el dinero que le pagaron se suma a la nómina del contratista general, quien paga una prima adicional. Por eso lo exigen.

Consejo Profesional

Si tiene una póliza fantasma y pagó dinero a un subcontratista, durante la auditoría también le pedirán los certificados de ese subcontratista. Si no las tiene, esas cantidades se tratarán como nómina y recibirá una factura adicional. Obtenga los certificados antes de que cualquier subcontratista empiece a trabajar.

¿Cuánto cuesta una póliza fantasma?

La póliza fantasma de workers compensation cuesta aproximadamente $1,000 al año. Cada estado es diferente y esta es una cifra aproximada. Puede usarla al cotizar trabajos que requieran este tipo de póliza. Recuerde trasladar ese costo al cliente. Si durante la auditoría se demuestra que no tuvo empleados y se presentan los certificados de sus subcontratistas, puede recibir un reembolso parcial de la prima.

Workers Compensation en estados monopolísticos

Si opera en Ohio, Wyoming, Washington o Dakota del Norte, debe obtener el workers compensation directamente del estado. Estos estados prohíben la venta de este seguro por parte de compañías privadas. El fondo estatal es el único proveedor disponible.

Aviso

Si su empresa tiene trabajadores en varios estados y uno de ellos es monopolístico, los empleados de ese estado deben estar asegurados en una póliza separada comprada al fondo estatal. No pueden incluirse en una póliza multiestado.

¿Cuánto cuesta el Workers Compensation?

El costo varía significativamente de estado a estado porque cada estado lo regula de manera diferente. Los cuatro factores principales que determinan el precio son el tipo de negocio, la ubicación, la antigüedad del negocio y el historial de reclamaciones.

Tipo de negocio: El NCCI (Consejo Nacional de Seguros de Compensación) cuenta con más de 700 códigos de clasificación. Cada uno identifica un tipo de trabajo específico. A mayor riesgo de la profesión, mayor el costo. Cubrir a un techador cuesta mucho más que a alguien que trabaja en una oficina.

Ubicación: En Texas se paga alrededor de $13 por cada $100 de nómina. En California, el costo puede ser igual o mayor que el monto total de la nómina.

Antigüedad del negocio: Las empresas nuevas suelen ingresar al plan de riesgo asignado por el Estado, conocido como Pool. Las tasas del Pool son más altas que las del mercado estándar porque implican un mayor riesgo para la aseguradora.

Historial de reclamaciones: Esto se llama modificación de experiencia (EM). La empresa promedio tiene un EM de 1. Un historial de seguridad deficiente sube el EM por encima de 1. Un historial limpio lo baja por debajo de 1.

Ejemplo de cómo el EM afecta el precio de la póliza:

Tres contratistas generales, todos con nómina de $100,000 y tasa estatal de $20 por cada $100:

Safety Sam GC (EM 0.75) paga $15,000 al año.

Average Joe GC (EM 1.0) paga $20,000 al año.

Risky Ralph GC (EM 1.25) paga $25,000 al año.

Las tres pólizas tienen la misma cobertura. Risky Ralph paga $10,000 más al año que Safety Sam por el mismo seguro. Con nóminas altas, esa diferencia puede ser enorme.

Ejemplos de costo vs riesgo:

Empleado de oficina/Clerical: Riesgo bajo, promedio de $28 por cada $100 de nómina.

Contratista/Artesano: Promedio de $12 por cada $100 de nómina.

Contratista de alto riesgo (electricistas, etc.): Promedio de $35 por cada $100 de nómina.

¿A cuánto asciende el workers compensation para una pequeña empresa?

La primera pregunta de todo propietario de pequeña empresa es ¿cuánto me va a costar? En la mayoría de los casos, las tarifas las determina el estado. Y dentro de un mismo negocio, distintos trabajadores tienen distintas clasificaciones y distintas tasas.

Si tiene un negocio de techos, tendrá personal de oficina, vendedores y trabajadores que instalan los techos. La persona que contesta el teléfono tiene mucho menos riesgo de lesionarse que el trabajador en el techo. Por eso es importante que toda la nómina esté asignada a la clasificación correcta. Si asigna a todos como trabajadores de oficina para pagar menos, la auditoría lo va a detectar y recibirá una factura considerable.

A cada clasificación se le asigna una tasa por cada $100 de nómina. Aquí hay ejemplos de las páginas de clasificación del NCCI:

Descripción	Tasa x $100	Nómina	Costo anual
Oficina/Clerical	$0.13	$40,000	$52
Pintor	$8.00	$50,000	$4,000
Techador	$25.00	$100,000	$25,000
Tienda minorista	$1.30	$30,000	$390
Restaurante	$1.80	$60,000	$1,080

Por lo general, existe una tarifa anual adicional de administración de la póliza, limitada por la ley estatal y determinada por la aseguradora.

¿Cómo obtengo el Workers Compensation?

Si está en uno de los cuatro estados monopolísticos, contacte directamente al fondo estatal:

Si no está en esos estados, la forma más rápida de hacerlo es llamar a los agentes de Farmer Brown Insurance. Escuchamos sus necesidades y conseguimos la cobertura que necesita al mejor precio disponible.

¿Qué gastos médicos cubre?

El workers compensation puede cubrir atención en urgencias, visitas al médico, hospitalización, radiografías, análisis de sangre y tratamiento de rehabilitación. Cada estado tiene sus propias normas para la aprobación de gastos médicos.

Pruebas de diagnóstico como radiografías y resonancias magnéticas están incluidas. Los tratamientos alternativos como fisioterapia, tratamiento quiropráctico y masajes pueden estar cubiertos pero generalmente requieren aprobación previa y tienen un límite en el número de sesiones.

Una vez aprobada la reclamación, la aseguradora paga las facturas médicas directamente y continúa pagando a medida que avanza el tratamiento.

Beneficios cuando se cierra la reclamación

Cuando se cierra una reclamación, los beneficios pueden continuar de tres formas: pensión por incapacidad permanente, cantidad semanal por incapacidad permanente, o acuerdo estructurado.

Si recibe una pensión por incapacidad permanente, los pagos continúan periódicamente como un porcentaje del salario que ganaba al momento de la lesión. La frecuencia depende del estado.

Si tiene una incapacidad permanente parcial y no llegó a un acuerdo estructurado, los beneficios semanales se basan en el grado de incapacidad.

Si firmó un acuerdo estructurado, su empleador le paga en porciones durante el período acordado, que puede ser de uno a cinco años.

¿Como Freelancer, necesito Workers Compensation?

¿Debo incluir mi trabajo freelance en mi workers compensation? El primer paso es hablar con un agente de seguros sobre las obligaciones legales que aplican en su estado, ya que cada estado tiene sus propias leyes de workers compensation.

Algunos estados exigen que los trabajadores realicen una prueba del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para determinar si un trabajador se clasifica como contratista independiente o como empleado. Esta prueba también indica cuánto control tiene una empresa sobre el horario del freelancer. Si el resultado determina que el trabajador es considerado un empleado, la empresa debe incluirlo en su póliza de workers compensation y en la nómina regular.

Las empresas que no proveen workers compensation a sus freelancers deben tener un contrato por escrito que indique que la empresa no será responsable en caso de accidente. Además, deben exigir que el freelancer presente prueba de que tiene su propia póliza de workers compensation.